Xác định được ý nghĩa và tầm quan trọng đó, Ủy ban nhân dân quận Ô Môn đã chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc nghiêm túc tổ chức thực hiện chuyển đổi hồ sơ, tài liệu giấy liên quan đến hoạt động giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử nhằm chia sẻ, kết nối dữ liệu số hóa giữa các cơ quan nhà nước phục vụ công tác quản lý, điều hành; giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Tại quận và các phường đã ban hành Quyết định phân công cán bộ, công chức thực hiện số hóa; rà soát kết quả thủ tục hành chính có hiệu lực để thực hiện số hóa theo đúng quy định; bố trí trang thiết bị cần thiết thực hiện số hóa, đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp chứng thư số cá nhân có tham gia tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, để thực hiện số hóa đảm bảo theo quy định.

Đồng thời, thường xuyên ban hành các văn bản đôn đốc, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo đúng tiến độ, mục tiêu đề ra. Chỉ đạo cơ quan chuyên môn quận và Ủy ban nhân dân các phường phân công cán bộ, công chức tham dự đầy đủ các chương trình hội thảo, hội nghị tập huấn công tác về số hóa, kết nối, chia sẻ dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính; nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính và thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Trong năm 2022, các cơ quan, đơn vị thuộc quận đã triển khai thực hiện nghiêm túc việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đúng tiến độ và chỉ tiêu được Ủy ban nhân dân thành phố giao, cụ thể tỷ lệ số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại cấp quận đạt 42,47 % (chỉ tiêu 40%), cấp phường đạt 65,83% (chỉ tiêu 35%).

Bên cạnh những kết quả đạt được, tại quận Ô Môn cũng còn một số hạn chế, khó khăn nhất định như:

- Tình hình biên chế hiện nay rất khó khăn, thiếu nhân sự, hầu hết 01 công chức phải kiêm nhiệm nhiều công việc chuyên môn như tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa, thẩm định hồ sơ, tham mưu giải quyết thủ tục hành chính, thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và nhiều công khác theo yêu cầu của nhiệm vụ, chỉ đạo của cấp trên. Điều này dẫn đến công chức chỉ đủ thời gian để số hóa các kết quả phát sinh hiện tại, đối với việc số hóa các kết quả còn hiệu lực của những năm trước còn chậm, do mất nhiều thời gian trích lục lại các hồ sơ lưu trữ.

- Việc triển khai sử dụng lại các kết quả, hồ sơ đã được số hóa chưa thực hiện được do hầu hết các dữ liệu số hóa còn rời rạc chưa có sự tập trung, hệ thống chưa đồng bộ, chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể cho việc sử dụng kết quả, hồ sơ đã được số hóa tại thủ tục hành chính này để phục vụ chia sẻ cho việc giải quyết thủ tục hành chính khác.

Để khắc phục được những hạn chế vừa nêu, trong thời gian tới quận Ô Môn sẽ triển khai các giải pháp sau đây:

- Tiếp tục quan tâm đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số hóa.

- Tiếp tục chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trên địa bàn quận thường xuyên cập nhật các kết quả giải quyết thủ tục hành chính, rà soát, loại bỏ các kết quả hết hiệu lực; thực hiện số hóa hồ sơ ngày từ khâu tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, không để tồn đọng; cung cấp song song bản kết quả giấy và bản kết quả điện tử cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính.